Tutanaklar; devlet otoritesinin, kanunlara uygun olarak tecellisinde görevli bulunanlar ve yardımcılar tarafından tutulan resmi tespit belgesidir. Tutanak herhangi bir iş veya olay sonucu yapılanları, elde edilen bilgi, belge, duyum ve düşüncelerin bir düzen dahilinde yazılı hale getirilmesidir. Tutanak tanzim edilirken olaya şahit olması açısından olay yerinde bulunanlardan 2. veya 3. bir şahsın da imzası alınır. Raporla arasındaki fark rapor tek imzalı, tutanak birden fazla imzalı olur. Tutanaklar basit, akıcı ve açık bir ifade ile kaleme alınır. Tutanakların hepsinde ortak yönler bulunmakla birlikte olayın mahiyetine göre her tutanağın kendine has özellikleri ve planı olabilir.
Tutanağın Bölümleri:
Tutanaklar, genel olarak başlık, giriş, gelişme, sonuç, tarih ve saat, imza olmak üzere altı bölümden oluşur.
Başlık: Olayın mahiyetini belirtmek amacıyla tutanağın üst-orta bölümüne büyük harflerle başlık yazılır.
Giriş: Tutanağı hangi konuda tutulması gerektiğini gösteren ve hazırlayıcı bilgilerden oluşan bölümdür. Olayın gerçekleştiği zaman dilimi, yeri ve olayın öğreniliş şeklinin belirtildiği bölümdür.
Gelişme: Olay veya yapılan işlemle ilgili kişilerin açık kimlikleri, olayın meydana geliş şekli olayın ispatına yarayacak iz ve deliler ile olay hakkındaki iddia ve beyanların yer aldığı bölümdür.
Sonuç: Tutanağın son tarafına ( tutanak ) olduğunun belirtilmesi ile bundan sonra tutanağın tamamlanmasıdır. Olayla ilgili alınan önlemler ile tutanağın tarih ve bitiş saatinin belirtildiği bölümdür.
Tarih ve Saat: Tutanak tanziminde, olay ve tutanağın türüne göre tutanağın bitiş bölümünde tarih ve saatin yazılması gerekir.
İmza: Olay veya yapılan işlemde adı geçen müşteki, mağdur, tanık, zanlı şüpheli, vb. kişilerin isimleri ve unvanları yazılarak imzaları alınır. Tutanakta mutlaka 2 imza olur. Mahkeme oturum tutanaklarında bile 2 imza olur. İmza eksikliğinden Yargıtay’dan bozulan davalar vardır.
Tutanakların Ortak Özellikleri:
Tutanaklar olay veya suçun çeşidine ve niteliğine göre genel olarak aşağıdaki hususları içermelidir:
Tutanakta içeriği yansıtan bir başlık olur.
Tutanağa konu olan olay ya da işlemin öğreniliş şekli belirtilir.
Olayın meydana geldiği veya işlemin yapıldığı yer ile ilgili adres bilgileri belirtilir.
Şüpheli, tanık, müşteki-mağdurların açık kimlikleri yer alır.
Tutanağın sonuna işin tutanak olduğu belirtilip, düzenleniş tarihi ve bitiş saati yazılır.
İlgililerin adı, soyadı ve unvanı yazılarak imzası alınır.
Tutanak Yazarken Dikkat edilecek Hususlar:
Tutanağın üst ortasına adı yazılır.
Suçun veya olayın ne şekilde öğrenildiği belirtilir.
Olayın meydana geldiği yer ve zaman dilimi yazılır.
Tutanak tanzim edilirken olay yerinde bulunan iz ve deliller tespit edilip tutanağa geçirilir.
Olayın mağdur-müşteki, tanık ve zanlıların kimlik bilgileri yer alır.
Olayın tarafları veya tanık beyanları tutanağa geçirilir.
Olaydaki detaylar bütün açıklığıyla yazılır. (tahrik, havanın durumu, yağmur olup olmadığı, rüzgarın yönü vs.)
Olayda kasıt veya ihmalin olup olmadığını belirleyecek iz ve deliller tutanağa yazılır.
ı. Tutanak sonuna işlemin tutanak olduğu belirtilerek tutanağın düzenlendiği tarih ve saat yazılır.
İlgililerin isimleri unvanlarıyla birlikte yazılarak imzalanır.
Tutanak Çeşitleri:
Olay tespit tutanağı: Olay yerinde bulunan iz ve delillerin yazı ile tespit edilmesi gerekir. Olay yerinin genel görünümünün yanında özel görünümün de kayda geçirilerek soruşturmanın ileri safhalarına ışık tutması muhtemel ayrıntılar tespit edilir. Mağdurun, suçu haber verenin ve tanıkların beyanları alınır, suçta kullanılan alet var ise cinsi tespit edilerek tutanağa geçilir.
Yakalama Tutanağı: 5188 sayılı kanunun 7. maddesi gereğince yakalama görevi ifa eden her Özel Güvenlik Görevlisi mutlaka yakalama tutanağı düzenlemelidir. Bu tutanakta; tutanak düzenlenirken dikkat edilecek hususlara ilave olarakyakalama nedeni ile mevcut deliller, yakalama sırasında şüphelinin direnmesi nedeniyle zor kullanılıp kullanılmadığı ve bu nedenle yaralanma olup olmadığı belirtilmelidir.
Arama Tutanağı: Arama yetkisini 5188 sayılı kanunun 7. maddesi vermektedir. Özel Güvenlik Görevlisi CMUK’ta düzenlenen arama yerine 5188 sayılı kanunda belirtilen aramayı uygulayacaktır. Genel Kolluk Kuvvetleri Tarafından yazılan tutanaklara Özel Güvenlik Görevlisi leri hazır bulunan sıfatıyla tutanağı imzalamalı, tutanakta gözlemleri ile çelişen durum yazılmış ise tutanağı imzalamaktan imtina edecektir.
Zapt etme Tutanağı: 5188 sayılı kanunun 7. maddesinde Özel Güvenlik Görevlisi lerinin suç unsuru malzeme ile buluntu eşyayı emanete alma konusunda yetkili kılmıştır. Bunu da Genel Kolluk Kuvvetlerine derhal bildirmek kaydıyla yapabilecektir. Tutanakta olayın ayrıntıları yazılırken zaman ve bildirilen genel kolluk mensubunun ismi mutlaka yer almalıdır.
Suçüstü Tutanağı: CMUK. Suçüstü tutanağı tutma yetkisini Genel Kolluk Kuvvetlerine vermiştir. Özel Güvenlik Görevlisi leri suçu görmeleri halinde olay tespit tutanağı tutarak durumu genel kolluğa intikal ettirir.
Teslim-Tesellüm Tutanağı: Özel Güvenlik Görevlisi leri emanete aldıkları eşyaları ister sahiplerine, isterse kolluk görevlilerine teslim etsinler, bu işlemi teslim edilen eşyanın ayrıntılı tarifinin yer aldığı Teslim ve Tesellüm Tutanağı ile yapacaklardır. Yakaladıkları şahısların kolluk kuvvetlerine teslimi sırasında da bu tutanak düzenlenecektir.
